Dit jaar ging ik voor de start van de bouwvak op vakantie. Daardoor was ik net op tijd terug om de vakantieuittocht vanuit mijn straat te aanschouwen. Caravans en Holtkampers die op de parkeerplaats ingericht werden, kofferbakken die open stonden en minutieus werden afgevuld en dit jaar zijn de dakkoffers een must have zag ik. Koffers en tassen; een mooie variatie van luxe Samsonite’s tot AH plastic tassen. Kratten vol boodschappen (zouden er echt nog aardappels en Smac meegaan richting Cote d’azur?) en de fietsen staan klaar om op de dragers gezet te worden. De sfeer rondom de auto zie je soms ook met rasse schreden dalen. “Moet dat ook nog mee?”, “Voorzichtig!”, “Waar moet de hond dan zitten?” Herkenbaar toch voor iedereen in meer of mindere mate?
Vakantie, het is zalig! De tijd ervoor en de tijd erna vind ik persoonlijk altijd een stuk minder. Het lijkt dan wel of we zowel op het werk als thuis alles wat je in die vakantieweken zouden doen, ervoor of erna moeten proppen. Jammer eigenlijk. Mijn goede voornemen is dan ook steevast om na de vakantie de relaxedheid even vast te houden. Een aantal jaar geleden had ik dat voornemen ook. Ik kwam op kantoor en mijn mailbox zal tjokvol. Ik wilde dat eens efficiënt aanpakken en ik ben de techniek van ‘Elke dag je hoofd en je inbox leeg’ gaan toepassen. Na verloop van tijd heb ik daar mijn eigen draai aan gegeven, maar de basis is gelijk gebleven. Je eindigt met deze techniek elke dag met lege inbox en je begint de volgende dag met een schone lei aan je nieuwe werkdag. Hoe zalig is dat?
In de periode waarin de meesten van ons weer vakantie-volle-mailboxen hebben, deel ik graag wat tips:
- Ik zal beginnen met het moeilijkste, wat mij zelden lukt: bekijk je mail slechts een aantal keer per dag op gezette tijden en zeker niet direct aan het begin van de dag.
- Het aantal mappen in je mailbox breng je terug naar 3 mappen:
- Postvak in
- Wachten op
- En slechts één archief map
Je gebruikt nog maar één archief map – dus geen mapje meer per onderwerp/project o.i.d.. De zoekfunctie in Outlook is prima (gebruik hiervoor de sneltoetsen CTL + Shift + F), dus je mailtjes vind je echt wel terug. Op deze site vind je wat andere zoektips.
- Mails die korter dan drie minuten duren om te beantwoorden doe je direct en stop je daarna in je (enige!) archiefmap.
- Mails die langer duren plan je direct in, in je Outlook agenda. Dat doe je via de kopieerfunctie. Je maakt er als het ware een afspraak van op de dag dat je die mail gaat behandelen. Vink het kruisje aan dat de ‘afspraak’ een hele dag duurt en je houdt zo je agenda overzichtelijk. Na het kopiëren van de mail naar je agenda zet je de mail direct vanuit je postvak in naar je archief map.
- Dit doe je tot je inbox helemaal leeg is.
- Wat ik dan vervolgens doe, is aan het begin van mijn werkdag mijn agenda uitprinten voor die dag en dat is dan mijn to do list voor die dag. Ik blijf het namelijk heerlijk vinden om gedane zaken met pen af te kunnen strepen.
- En dan nu de laatste tip voor vandaag: mail je iemand met een vraag waarop jij antwoord wilt ontvangen, kopieer dan je verzonden item naar de map Wachten op. Die map bekijk je elke dag of week (maak er een taak van in je agenda) om te zien welke vragen je hebt uitstaan en of een reminder nodig is. Is de mail al beantwoord, dan verwijder je de mail uit deze map. Zo loop je alle mails langs en heb je alles weer helder op een rij.
Succes als je het ook gaat uitproberen! Maar nu eerst genieten van de zomer. Die inbox komt daarna!
